Diese Geschäftsordnung regelt die nicht in den Vereinsstatuten (§12, §13, §14 und §15 der Satzungen) enthaltenen Tätigkeits- und Verantwortungsbereiche wie Kompetenzen, Verantwortlichkeiten, Auskunftsrechte und Informationspflichten aller Organisationseinheiten des ÖEKV, seines Vorstandes, erweiterten Vorstandes, der Technischen Kommissionen, sonstiger Ausschüsse und etwaiger interner Kommissionen. Die Vertretung und Zeichnung des ÖEKV ist im §13a der Satzungen geregelt.
Der Vorstand (kurz VST) versteht sich als Gremium, das grundsätzliche Entscheidungen bzw. solche von größerer Reichweite für den ÖEKV trifft. Dazu zählen Entscheidungen über strategische und sportpolitische Zielsetzungen, wichtige interne Regelungen und Regelungen im finanziellen und personellen Bereich.
Der Vorstand ist oberstes Entscheidungsorgan.
Die Kommissionen, gem. §15 der Satzungen, werden vom VST zu seiner Unterstützung eingesetzt und zur Bearbeitung spezifischer Aufgaben mit den notwendigen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten ausgestattet. Ständige Kommissionen sind die Technischen Kommissionen und die Finanzkommission.
2 – Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Arbeitsweise des Vorstandes
2.1 Verantwortlichkeiten und Kompetenzen
Der Vorstand ist das verantwortliche Organ für alle wesentlichen rechtlichen und finanziellen Belange des Verbandes nach außen. Er ist für das Leitbild des Verbandes, die sportlichen Deklarationen und Aktivitäten nach außen verantwortlich.
Er trifft alle Entscheidungen zu strategischen und sportpolitischen Zielsetzungen und wichtigen Regelungen im finanziellen und personellen Bereich.
Eine weitere Aufgabe des Vorstandes stellt die Abhaltung der Generalversammlung sowie die Umsetzung derer Beschlüsse entsprechend der Vereinssatzungen dar.
Es findet durchschnittlich eine Sitzung pro Quartal statt. Der jeweils nächste Sitzungstermin wird in der jeweils vorangegangenen Sitzung vereinbart.
Neben den Vorstandsmitgliedern nehmen auch die Mitarbeiter*innen des Verbandes an diesen Sitzungen teil.
Die Tagesordnung zu den Vorstandssitzungen wird von Präsidentin oder Vizepräsidentin und Schriftführerin oder Generalsekretärin festgelegt und eine Woche vor der Sitzung mit der Einladung ausgesandt. Jedes Vorstandsmitglied hat die Möglichkeit Tagesordnungspunkte einzubringen. Bei Dringlichkeit kann die Frist von einer Woche unterschritten werden.
In den Vorstandssitzungen sollen alle TO-Punkte behandelt und Beschlüsse gefasst werden. Die wichtigen Inhalte der Sitzungen werden innerhalb einem Monat durch die Generalsekretärin zu Protokoll gebracht und den Vorstandsmitgliedern übermittelt.
Der erweiterte Vorstand kann von der Präsidentin nach Bedarf, muss jedoch mindestens 2 (zwei) Mal pro Jahr einberufen werden. Sitzungen sind jedenfalls zum Ende bzw. Beginn eines Kalenderjahres und zum Ende bzw. Beginn des Sportjahres einzuberufen. Eine Sitzung ist jedenfalls innerhalb eines Monats einzuberufen, wenn es die Mehrheit seiner Mitglieder verlangt (siehe Satzungen §14, §14a).
Die Einladung zur erweiterten Vorstandssitzung wird von Präsidentin oder Vizepräsidentin und Schriftführerin oder Generalsekretärin festgelegt und mindestens 4 (vier) Wochen vor der erweiterten Vorstandssitzung einschließlich der Tagesordnung ausgesandt. Dieser Einladung sind sämtliche entscheidungsrelevanten Unterlagen (wenn möglich) zu den zur Beschlussfassung gemäß der Tagesordnung ausgeschriebenen Punkte anzuschließen. Alle Anträge und dazugehörende Unterlagen haben 2 (zwei) Wochen vor der Sitzung im Generalsekretariat einzulangen und sind mindestens 1 (eine) Woche vor der Sitzung auszusenden. Bei Dringlichkeit kann die Frist von 1 Woche unterschritten werden, der erweiterte Vorstand entscheidet dann über die Zulassung des Antrages
2.1.1 Der/die Präsident*in vertritt den ÖEKV nach außen in allen nationalen und internationalen Belangen.
a) Personalführung
Der/dem Präsident*in obliegt die dienstrechtliche Führung des Personals (der Angestellten und freien Dienstnehmer*innen).
b) Management und Controlling
Der/dem Präsident*in und der/dem Kassier*in obliegt die Überwachung und Vollziehung sämtlicher Beschlüsse des Vorstandes und der Kommissionen und die Kontrolle der Finanzgebarung, insbesondere das sofortige Aufzeigen von Abweichungen bzw. vorhersehbaren Abweichungen von den Zielvorgaben, an den Vorstand, gegebenenfalls auch an die Rechnungsprüfer*innen.
c) Finanzen
Die/der Präsident*in entscheidet gemeinsam mit der/dem Kassier*in neben den laufenden Ausgaben (gemäß dem vom Vorstand genehmigten Jahresbudget) eigenständig über Beträge bis zu EUR 1.500,00 für Investitionen oder administrative Belange. Über Ausgaben, die diesen Betrag überschreiten, hat der Vorstand zu entscheiden.
2.1.2 Die Vizepräsident*innen vertreten in Koordination mit der/dem Präsident*in den ÖEKV nach außen in allen nationalen und internationalen Belangen.
Den Vizepräsident*innen obliegt die Vertretung der/des Präsident*in.
2.1.3 Die Kassier*innen
Den Kassier*innen obliegt das Controlling des gesamten Zahlungsverkehrs nach Beschlüssen des Vorstandes. Die laufende Buchführung mit Gewinn- und Verlustrechnung, sowie die Bilanz werden durch das Generalsekretariat geführt und durch Steuerberatung und Lohnverrechnung unterstützt. Die Kassier*innen sind verantwortlich für das Controlling über die Abrechnungen der Mittel gegenüber den Subventionsgebern.
2.1.4 Die Schriftführer*innen
Den Schriftführer*innen obliegt die Überprüfung und, bei Abwesenheit des Sekretariats, die Führung der Sitzungsprotokolle und Überwachung aller Schriftstücke (Rundschreiben, Protokolle, …), sowie die Kommunikation nach innen und außen.
2.2 Arbeitsweise
Beschlüsse werden grundsätzlich in den ordnungsgemäß einberufenen Vorstandssitzungen gefasst.
2.2.1 Rundbeschlüsse
Beschlüsse besonderer Dringlichkeit können auch außerhalb der Vorstandssitzungen mittels Rundbeschlusses gefasst werden. Der abzustimmende Antrag muss klar formuliert sein, von Präsident*in und/ oder Schriftführer*in und/ oder Kassier*in eingebracht werden, von mind. 4 Vorstandsmitgliedern abgestimmt werden, in einem festgelegten Abstimmungszeitraum (mind. 24h) abgestimmt werden, eine begründete Dringlichkeit haben.
Das Abstimmungsergebnis muss allen Vorstandsmitgliedern via E-Mail zur Kenntnis gebracht werden.
2.2.2 Befangenheit
(1) Ein Mitglied des Vorstandes oder einer Kommission hat, soweit es nicht zeitweise zur Auskunftserteilung zugezogen wird, für die Dauer der Beratung und Beschlussfassung die Räumlichkeit zu verlassen:
- in Angelegenheiten, an denen es selbst, der andere Ehepartner*in, ein Verwandter oder Verschwägerter in auf- oder absteigender Linie, ein Geschwisterkind oder eine Person, die noch näher verwandt oder im gleichen Grade verschwägert ist, beteiligt ist;
- in Angelegenheiten seiner Wahl- oder Pflegeeltern, seiner Wahl- oder Pflegekinder, seiner Mündel oder Pflegebefohlenen;
- in Angelegenheiten, in denen es als Bevollmächtigter einer Partei bestellt ist oder war;
wenn sonstige, nur in seiner Person gelegene wichtige Gründe vorliegen, die geeignet sind, die volle Unbefangenheit in Zweifel zu setzen.
(2) Befangenheit liegt nicht vor, wenn das Mitglied des Vorstandes/ Kommission an einem Verhandlungsgegenstand lediglich als Angehöriger eines Landesverbandes, eines Vereines oder einer Interessensvertretung beteiligt ist, deren gemeinsame Interessen durch den Verhandlungsgegenstand berührt werden und deren Interessen zu vertreten das Mitglied des Vorstandes/der Kommission berufen ist.
(3) Das Mitglied hat seine Befangenheit dem Vorsitzenden vor Eingehen in die betreffenden Tagesordnungspunkte mitzuteilen. Kommt das Mitglied dieser Verpflichtung nicht nach und erhält der Vorsitzende in anderer Weise Kenntnis von einer Befangenheit eines Mitgliedes dann hat er dieses hierzu zu befragen und bei Zutreffen der Befangenheit von der Teilnahme an diesem Tagesordnungspunkt auszuschließen.
(4) Ist der Vorstand infolge Befangenheit von Mitgliedern beschlussunfähig, so ist für diesen Verhandlungsgegenstand eine neue Sitzung einzuberufen.
3 – Wahl Preisrichter*innen-Vertreter*in und Athlet*innen-Vertreter*in
Die Satzung bestimmt in § 5 Abs. 1 Punkt c, dass der Vorstand das Wahlprozedere in der Geschäftsordnung festzulegen hat.
3.1. Preisrichter*innen-Vertreter*in
Die Generalsekretärin veranlasst ein Schreiben an alle wählbaren Personen mit der Bitte um fristgerechte Bekanntgabe wer sich der Wahl stellt. Gewählt wird per Briefwahl oder mit einer entsprechenden elektronischen Anwendung. Wenn notwendig (mehr als zwei Kandidat*innen) wird getrennt nach Vertreter*in und Stellvertreter*in gewählt.
3.2. Athlet*innen-Vertreter*in
Per Newsletter und ergänzend in den Social Media Kanälen wird über die Wahl informiert und um Bekanntgabe einer Kandidatur gebeten. Gewählt wird per Briefwahl oder mit einer entsprechenden elektronischen Anwendung. Die Kontaktdaten liegen über das Skate Austria Portal vor und werden allenfalls ergänzend von den Vereinen angefordert. Wenn notwendig (mehr als zwei Kandidat*innen) wird getrennt nach Vertreter*in und Stellvertreter*in gewählt.
3 – Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Arbeitsweise der Kommissionen
Die Technische Kommission Eiskunstlauf wird vom erweiterten Vorstand bestätigt. Darüber hinaus kann der Vorstand im Anlassfall spezielle Kommissionen für bestimmte Aufgaben einsetzen.
Die Kommissionen bestehen aus mind. 3 Personen. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Alle Kommissionen haben dem Vorstand vor den Vorstandssitzungen schriftlich Bericht zu erstatten und ihre Beschlüsse als Anträge dem Vorstand zur Beschlussfassung vorzulegen. Der Vorstand entscheidet über die Anträge.
